8 kohteliasta seurantasähköpostin esimerkkiä ja virheitä vältettäväksi - Marketcircle-blogi (2024)

Suhteiden rakentaminen /24. helmikuuta 2020/Kristie

Jaa sähköposti

Tehokkaan mutta kohteliaan seurantasähköpostin kirjoittaminen, joka saa vastauksen, voi olla haastavaa. Haluat saada vastauksen, mutta et halua, että sinut koetaan liian painavana.

Kirjoitatpa sitten kohteliasta seurantasähköpostia, koska seuraat tapaamisen jälkeen jonkun verkkotapahtumassa, laskun lähettämisen jälkeen tai sähköpostin ilman vastausta, jaamme vinkkejä, joiden avulla voit lisätä todennäköisyys saada vastaus.

8 Polite Follow-Up Email Samples & Mistakes To Avoid - Marketcircle Blog (1)

Puhutaan ensin kolmesta yleisestä virheestä, joita ihmiset tekevät kirjoittaessaan kohteliasta seurantasähköpostia, jotta tiedät, mitä sinun tulee korjata seuraavan sähköpostin kirjoittamisen yhteydessä.

Sitten jaamme esimerkkejä siitä, mitä haluat tehdä seurantasähköpostisi parantamiseksi, sekä joukon esimerkkejä, jotka auttavat sinua mukauttamaan omaa viestiäsi!

Kohteliaissa seurantasähköposteissa tehdyt virheet ja mitä tehdä niiden tilalle

Kohteliaiden seurantasähköpostien kirjoittamisessa tehdään usein kolme yleistä virhettä. Puhutaanpa jokaisesta näistä virheistä, jotta voit välttää ne kirjoittaessasi kohteliasta seurantasähköpostia ja mitä tehdä sen sijaan.

Virhe 1:
Käytä "seurantaa" sähköpostin aiherivillä

Kun kirjoitat kohteliasta seurantasähköpostia, useimmat ihmiset yleensä käyttävät aiherivillä "seurantaa". Vaikka tämä sähköposti on jatkotoimi, tämä aiherivi ei lisää mitään arvoa, ja se todennäköisesti jätetään huomiotta. Se voi myös saada lukijan tuntemaan, että syyllistät, koska et vastannut, mikä ei saa lukijaa tuntemaan olonsa kovin hyväksi tai kiinnostumaan sähköpostisi lukemisesta.

Kirjoita sen sijaan aiherivi, joka liittyy sähköpostin aiheeseen tai tarkoitukseen. Voit tehdä tämän kysymällä itseltäsi, mistä sähköpostissa on kyse tai mitä haluat heidän tekevän. Jatka lukemista saadaksesi kohteliasta seurantasähköpostin aiheriviä esimerkkejä.

Virhe 2:
Alkaen "vain seurannasta" eikä lisää arvoa

Toinen yleinen virhe, joka tehdään kohteliasta seurantasähköpostia kirjoitettaessa, on aloitus "vain seuraamisesta" ja sähköpostin lähettäminen, joka ei tuota lisäarvoa. Ihmiset ovat kiireisiä, eikä heillä ole aikaa lukea sähköpostia, jonka merkitys tai toiminto vaaditaan.

Keskity sen sijaan arvon lisäämiseen kirjoittaessasi kohteliasta seurantasähköpostia. Anna heille esimerkiksi vaihtoehtoja, kerro, kuinka voit auttaa heitä ratkaisemaan ongelmansa tai mitä voit tehdä heidän hyväkseen, tai lisää yksityiskohtia tai kontekstia.

Virhe 3:
Ei sisällä toimintakehotusta

Viimeinen ja yleisin virhe kirjoitettaessa kohteliasta seurantasähköpostia on toimintakehotuksen unohtaminen.

Kun kirjoitat kohteliasta seurantasähköpostia, kerro sen sijaan selkeästi, mitä haluat henkilön tekevän sähköpostisi lukemisen jälkeen. Haluatko heidän vastaavan? Soitan takaisin? Täytä lomake? Ole selkeä ja täsmällinen, jotta he tietävät, mitä haluat heidän tekevän. Voit tehdä tämän samalla kun olet silti kohtelias. Jatka lukemista nähdäksesi kohtelias seurantasähköpostiesimerkit ja oppia lisäämään se seurantasähköpostiisi.

Virhe 4:
Ei seurata nopeasti

Sen sijaan, että odottaisit 10+ päivää seurantaa varten, harkitse muistutuksen lähettämistä aikaisemmin, esimerkiksi 3 päivän kuluttua. Tämä varmistaa, että vastaanottajalla on edelleen aihe ja pyyntö tuoreessa mielessä. Jos odotat liian kauan, on mahdollista, että he ovat jo unohtaneet toimintakehotuksesi ja vaiheet, joita pyysit heitä tekemään. Jos olisit esimerkiksikiinteistövälittäjä, tiedät, että aika on ratkaisevan tärkeää! Joten on parasta odottaa vain muutama päivä ja lähettää kohtelias ja lempeä muistutus joko vastata aikajanalla tai vakuuttaa, että tehtävä on suoritettu.

8 Kohteliasta seurantasähköpostinäytteitä

Alla on kahdeksan kohteliasta seurantasähköpostin esimerkkiä eri skenaarioihin sekä vinkkejä ja ehdotuksia, joita voit käyttää kirjoittaessasi omaa sähköpostiasi.

Skenaario 1:
Seuranta verkostoitumistapahtumassa tapaamisen jälkeen

Sähköpostin aiherivi:
Jatketaan[ongelma ratkaistava]

Hei[Nimi],

Oli hienoa tavata sinut[tapahtuman nimi]! Oli todella mielenkiintoista kuulla[jotain, jonka kanssa he mainitsivat kamppailevansa.]. Autan sinua mielelläni[ongelma, jonka voit ratkaista]niin sinä voit[etu, jonka he haluavat saavuttaa].

Oletko ensi viikolla käytettävissä chattailuun?

Lähetä minulle sähköpostia ja kerro, milloin se toimii sinulle.

Odotan innolla kuulevani sinusta,
[Sinun nimesi]

Kärki:Sisällytä esittely, joka laukaisee heidän muistinsa. Sisällytä se, kuinka voit lisätä arvoa tarjoamalla jotain mitä he haluavat/tarvitsivat tai ratkaisemalla heidän ongelmansa. Lopeta sitten toimintakehotuksella, jossa kerrot heille, mitä haluat heidän tekevän.

Skenaario 2:
Seuranta esittelyn jälkeen (esim. viittaus)

Sähköpostin aiherivi:
Keskustellaan aiheesta[jotain mistä he välittävät]

Hei[Nimi],

[viittaajan nimi]mainitsi etsimäsi[ongelma, jonka voit ratkaista, tai palvelu, jota voit tarjota]. Haluaisin keskustella aiheesta[ongelma, jota he etsivät ratkaistavaksi]ja kuinka voin auttaa sinua[etu, jonka he haluavat saada].

Tässä on joitain[edut, joita olet auttanut muita asiakkaita saavuttamaan tai esimerkkejä työstäsi].

[linkki tapaustutkimuksiin tai asiakkaiden kokemuksiin]

Oletko vapaa ensi viikolla chattailemaan? Kerro minulle, mikä päivä sopii sinulle parhaiten.

Kiitos,
[Sinun nimesi]

Kärki:Kun toimit tässä skenaariossa, muista kertoa heille, kuka ohjasi sinut heidän luokseen ja mitä voit tehdä heidän hyväkseen. Keskity lisäarvoon ja uskottavuuden lisäämiseen, kuten sosiaalisen median tileihisi tai verkkosivustosi portfolioon. Muista lopettaa lisäämällä toimintakehotus seuraavia vaiheita varten.

Skenaario 3:
Seuranta kokouksen tai puhelun jälkeen, jotta voit siirtyä yhteisen liiketoiminnan seuraaviin vaiheisiin

Sähköpostin aiherivi:
Seuraavat vaiheet varten[projekti, jonka parissa työskentelet]

Hei[Nimi],

Oli hienoa tavata sinut toissapäivänä ja keskustella aiheesta[jotain mistä he kertoivat välittävänsä]. Haluaisin aloittaa työskentelyn[projekti tai sopimus, jota kohti työskentelet]niin sinä voit[etu he haluavat].

Olen liittänyt lomakkeen, johon voit täyttää perustietosi, jotta voimme aloittaa. Seuraava askel on[yksi lause seuraavista vaiheista.]

Täytä tämä ja lähetä se takaisin mahdollisimman pian, jotta voimme siirtyä seuraavaan vaiheeseen.

Odotan innolla yhteistyötä kanssasi,
[Sinun nimesi]

Kärki:Sisällytä jotain henkilökohtaista ja anna heille konteksti siitä, kuka olet. Ihmiset ovat usein niin kiireisiä, että pelkkä nimesi näkeminen postilaatikossaan ei välttämättä riitä muistuttamaan heitä siitä, kuka olet. Keskity arvon lisäämiseen toistamalla ongelman, jonka voit ratkaista heidän puolestaan, tai hyödyn/tavoitteen, jonka voit auttaa heitä saavuttamaan. Lopeta toimintakehotus ja kerro heille, mitä sinun on tehtävä ja miksi se on tärkeää.

Skenaario 4:
Seuranta sen jälkeen, kun olet lähettänyt jotain, joka vaatii toimia, ja odottaa kuulemista

Sähköpostin aiherivi:
Lomake varten[projekti, jonka parissa työskentelet]

Hei[Nimi],

Toivottavasti sinulla on ollut mahtava viikko!

Onko sinulla ollut mahdollisuus katsoa lomake, jonka lähetin sinulle viime viikolla?

Onko sinulla kysyttävää siitä?

Kerro minulle, jos haluat, että lähetän sinulle toisen kopion tai jos tarvitset lisää aikaa tai sinulla on kysyttävää.

Kiitos,
[Sinun nimesi]


Kärki:Pidä seurantasähköposti lyhyt. Kysy, ovatko he tarkastaneet lähettämäsi asian ja onko heillä kysyttävää vahvistaakseen, että he ovat vastaanottaneet sen ja ymmärtäneet, mitä tarvitaan. Viimeistele lisäämällä toimintakehotus siitä, mitä haluat heidän tekevän.

Skenaario 5:
Seurataan laskun lähettämisen jälkeen, enkä ole vastaanottanut maksua

Sähköpostin aiherivi:
Erääntynyt lasku[projektin nimi]

Hei[Nimi],

Toivottavasti sinulla menee hyvin.

Onko sinulla ollut mahdollisuus katsoa lähettämäni lasku[laskun lähetyspäivä]? Tiedän, että tämä kausi on sinulle kiireinen.

Kerro minulle, jos haluat, että lähetän sen uudelleen tai jos sinulla on kysyttävää jostakin rivikohdasta.

Kiitos,
[Sinun nimesi]

Kärki:Ole lyhyt mutta suora. Esitä kysymys sen sijaan, että osoitat ilmeistä, että et ole saanut maksua, esimerkiksi pyydä vahvistamaan, että he ovat vastaanottaneet sen ja onko heillä kysyttävää siitä. Viimeistele toimintakehotuksella ja kerro heille, mitä haluat heidän tekevän.

Skenaario 6:
Seuranta arvion/tarjouksen lähettämisen jälkeen

Sähköpostin aiherivi:
Lainaus varten[projektin nimi]

Hei[Nimi],

Toivottavasti sinulla menee hyvin.

Onko sinulla ollut mahdollisuus katsoa sinulle lähettämäni lainaus[tarjouksen lähettämispäivä]varten[projekti, jonka parissa työskentelet]? Haluaisin aloittaa[tarjoamasi projekti tai palvelu]niin sinä voit[etu he haluavat].

Kerro minulle, jos sinulla on kysyttävää tarjouksesta.

Kiitos,
[Sinun nimesi]

Kärki:Ole lyhyt ja esitä kysymys sen sijaan, että sanoisit, että seuraat vain laskua. Muistuta heitä arvosta, jonka voit lisätä, tai ongelmasta, jonka voit ratkaista, korostaaksesi, mitä se heille hyödyttää. Lopeta toimintakehotus kertomalla selkeästi, mitä heidän pitäisi tehdä seuraavaksi.

Skenaario 7:
Seuranta sen jälkeen, kun jotakuta on pyydetty tekemään jotain, mutta ei vastausta

Hei[Nimi],

Toivottavasti sinulla menee hyvin.

Onko sinulla ollut mahdollisuutta[työ, jota olet pyytänyt heitä tekemään]? Kun kerran saan[työ, jota olet pyytänyt heitä tekemään]sitten voin[seuraavat vaiheet ja edut, joista he välittävät].

Kerro minulle, jos sinulla on jotain kysyttävää tai tarvitsetlisätietoja.

Kiitos,
[Sinun nimesi]

Kärki:Ole lyhyt. Ole kohtelias kysymällä, ovatko he katsoneet sen, sen sijaan, että syyttelet tai huomautat, että et ole vielä saanut sitä. Lisää arvoa antamalla niille konteksti kiireellisyydelle tarvittaessa tai kiireellisyydelle seuraavien vaiheiden suhteen. Viimeistele toimintakehotuksella, jotta he tietävät, mitä haluat heidän tekevän ja miksi se on tärkeää.

Skenaario 8:
Seuranta, kun viimeiseen sähköpostiin ei ole vastattu

Hei[Nimi],

Toivottavasti sinulla menee hyvin. en kuullut sinusta mitään[lähettämäsi sähköposti – palvelu, jonka voit tarjota, tai ongelma, jonka voit ratkaista].

Oletko ollut liian kiireinen palataksesi takaisin?

Oletko löytänyt toisen[ammattimaiset palvelut/ tuote]?

Eikö nyt vain ole oikea aika?

Kerro minulle, jos haluat, että palaan takaisin toiseen aikaan tai jos olet löytänyt toisen[ammatilliset palvelut]enkä enää tarvitse palveluitani.

Kiitos,
[Sinun nimesi]

Kärki:Kun olet seurannut tilannetta etkä ole saanut aikaisempaa vastausta, ole lyhyt ja kysy heiltä miksi, mutta tee vastausta helpoksi antamalla heille vaihtoehtoja. Viimeistele toimintakehotuksella ja kerro heille, mitä haluat heidän tekevän.

Yhteenveto

Toivottavasti näistä kohteliaista seurantasähköpostinäytteistä on apua, kun kirjoitat omia seurantasähköpostiviestejäsi. Tärkeimmät asiat, jotka tulee pitää mielessä, kun kirjoitat kohteliasta seurantasähköpostia, on olla lyhyt, keskittyä arvon lisäämiseen ja sisältää toimintakehotuksen. Jos noudatat näitä vinkkejä, voit välttää ajanhukkaa lähettämästä seurantaviestejä, jotka eivät saa vastauksia, ja alkaa saada vastauksia!

Pikavinkkejä

  • Lisää vinkkejä seurantasähköpostien kirjoittamiseen on toisessa viestissämmeLämpimän seurantasähköpostin kirjoittaminen [esimerkkejä mukana].
  • Jos sinun on vaikea pysyä ajan tasalla seurantatoimistasi, kannattaa harkitaCRM pienille yrityksille. Jos käytät Macia, tarkistaDaylite.
  • Suosittelemme myös etsimään työkalua, kutenMailChimpauttaa sinua seuraamaan sähköpostisi avaus- ja napsautusprosentteja, jotta näet, kuinka voit!
  • Kun alat saada vastauksia sähköposteihisi, yritäAcuity Schedulingtehdäksesi kaikkien uusien tapaamisten varaamisesta vaivatonta!

Ja viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, tutustu Dayliten saumattomaan integraatioon Apple Mailin kanssa, jotta voit hallita seurannan taidon ja viedä sähköpostitaitosi entisestään. Daylite Mail Assistantin avulla voit ryhtyä toimiin sähköposteista ja luoda uusia yhteystietoja, asettaa muistutuksia, ajoittaa tapaamisia ja delegoida tehtäviä poistumatta postilaatikostasi. Ja on muutakin: Daylite Mail Assistant tallentaa myös sähköpostisi Dayliteen, linkitettynä luomiisi kohteisiin, joten sinulla on aina kronologinen yhteystietoihin tai projektiin liittyvä viestintähistoria. Aloita omasiilmainen 14 päivän kokeiluja ala hyödyntää Daylite Mail Assistantia.8 Polite Follow-Up Email Samples & Mistakes To Avoid - Marketcircle Blog (2)

Kirjailijasta:
Kristie Holdenon online-markkinoinnin konsultti. Hän auttaa startup-yrityksiä saamaan lisää viittauksia selventämällä viestiään ja luomalla markkinointistrategian, jolla he houkuttelevat ja muuntaakseen ihanteellisia asiakkaitaan. Ota yhteyttä häneenInstagram.

8 kohteliasta seurantasähköpostin esimerkkiä ja virheitä vältettäväksi - Marketcircle-blogi (2024)

References

Top Articles
Latest Posts
Article information

Author: Terrell Hackett

Last Updated:

Views: 6260

Rating: 4.1 / 5 (52 voted)

Reviews: 91% of readers found this page helpful

Author information

Name: Terrell Hackett

Birthday: 1992-03-17

Address: Suite 453 459 Gibson Squares, East Adriane, AK 71925-5692

Phone: +21811810803470

Job: Chief Representative

Hobby: Board games, Rock climbing, Ghost hunting, Origami, Kabaddi, Mushroom hunting, Gaming

Introduction: My name is Terrell Hackett, I am a gleaming, brainy, courageous, helpful, healthy, cooperative, graceful person who loves writing and wants to share my knowledge and understanding with you.